Guide pour une exploitation maîtrisée des bâtiments
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Définition et mise en œuvre des prestations de services (propreté, espaces verts, accueil, ...)
Exploitation : Phases
Prestations à fournir par le prestataire en charge de la mission
Hypothèses à fournir par la maîtrise d’ouvrage ou son représentant
Conseils AIOC
État des lieux et études de l’existant
Étude documentaire de l’existant
Visite du/des site(s) pour prise de connaissance
Rédaction d’un rapport d’État des Lieux
LIVRABLE : Rapport d’état des lieux
Liasse documentaire (contrat/marché existant, métrés et surfaces, …)
Accès au(x) site(s)
Disponibilités des équipes techniques/moyens généraux du MOU
Faire intervenir un AMO/Conseil à minima 3 à 4 mois avant le terme du contrat/marché de services pour faciliter et optimiser la préparation du futur contrat/marché
Stratégie et réception du bâtiment.
scénarii contractuels
Études des améliorations possibles et scénario pour le futur contrat/marché
LIVRABLE : Tableau comparatif de scénarii de contrats
Faire intervenir un AMO/Conseil à minima 3 à 4 mois avant le terme du contrat/marché de services pour faciliter et optimiser la préparation du futur contrat/marché
Cahier des charges et consultation
Rédaction du cahier des charges et des éléments financiers permettant la consultation de prestataires de services
LIVRABLE : DCE partiel (CCTP, annexes techniques et annexes financières) ou complet (+ CCAP, RC, AE, …)
Accompagnement des services techniques/moyens généraux (pièces techniques et financières) et des services des marchés/achats du MOU (pièces administratives et juridiques)
Réaliser régulièrement des points d’étapes sous forme de groupe de travail pour présenter et échanger de manière constructive sur les pré-livrables
Analyse des offres
Rédaction d’un rapport d’analyse des offres
Accompagnement à l’attribution du contrat/marché
LIVRABLE : Rapport d’analyse des offres
Accompagnement des services techniques/moyens généraux (validation rapport d’analyse) et des services des marchés/achats du MOU (analyse des candidatures, pièces relatives à l’attribution)
Réaliser régulièrement des points d’étapes sous forme de groupe de travail pour présenter et échanger de manière constructive sur les pré-livrables
Démarrage du marché /contrat
Réunion de démarrage et accompagnement à la passation entrant/sortant
Contrôle de la prise en charge du périmètre par le prestataire entrant et rédaction du PV de prise en charge
LIVRABLE : Tableau de suivi de la prise en charge
Accès au site
Disponibilités des équipes techniques/moyens généraux du MOU
Prévoir un tuilage entrant/sortant avant le terme du précédent marché/contrat pour favoriser la passation et optimiser le démarrage du futur marché/contrat