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Guide pour une exploitation maîtrisée des bâtiments

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Définition et mise en œuvre des prestations d’exploitation-maintenance d’installations techniques

Les prestations décrites dans le tableau ci-après sont, de manière générale, réalisées sur un patrimoine immobilier existant (un seul bâtiment ou un ensemble de bâtiments), donc en phase Exploitation.

Néanmoins, la définition et la mise en place de contrats d’exploitation-maintenance peut également intervenir dans le cadre de projets immobiliers neufs, auquel cas, l’AMO/Conseil pourra intervenir à compter de la phase Réalisation du bâtiment.

Phases

Prestations à fournir par le prestataire en charge de la mission

Hypothèses à fournir par la maîtrise d’ouvrage ou son représentant

Conseils AIOC

État des lieux et études de l’existant

Étude documentaire de l’existant (analyse du contrat de maintenance
en place, historique des consommations énergétiques, historique de travaux, liste des équipements…)
État des lieux et visites des installations techniques
Rédaction d’un rapport d’État des Lieux

LIVRABLE : Rapport d’état des lieux

  • Liasse documentaire (contrat/marché existant, inventaire des installations, historiques de maintenance, consommations énergétiques des 3 dernières années, …)
  • Accès aux locaux techniques
  • Disponibilités des équipes techniques/moyens généraux du MOU

Faire intervenir un AMO/Conseil à minima 3 à 4 mois avant le terme du contrat/marché d’exploitation maintenance précédent pour faciliter et optimiser la préparation du futur contrat/marché. Dans le cadre de projets immobiliers neufs, l’AMO/Conseil réalisera les mêmes prestations mais interviendra en Phase Réalisation.
Nous préconisons dans ce cas de le mandater 3 à 4 mois avant la Stratégie et réception du bâtiment.

Stratégie et réception du bâtiment. scénarii contractuels

Études des améliorations possibles et conseils (Avantages/Inconvénients)
sur scénario pour le futur contrat/marché :

  • Nature du contrat :
    o Mono ou multi technique, FM
    o P1/P2/P3, CPE, Intéressement,
    o MT, MC, PF….
  • Durée du contrat et adéquation avec sa nature
  • Allotissement (technique, géographique)

LIVRABLE : Tableau comparatif de scénarii de contrats

Stratégie interne et/ou stratégie de groupe sur les niveaux d’externalisation souhaités tenant compte des moyens internes existants et futurs.
Exigences spécifiques liées à l’activité du MOU (milieu hospitalier, laboratoires, data center, sécurité défense …)

Faire intervenir un AMO/Conseil à minima 3 à 4 mois avant le terme du contrat/marché d’exploitation maintenance précédent pour faciliter et optimiser la préparation du futur contrat/marché. Dans le cadre de projets immobiliers neufs, l’AMO/Conseil réalisera les mêmes prestations mais interviendra en Phase Réalisation.
Nous préconisons dans ce cas de le mandater 3 à 4 mois avant la Stratégie et réception du bâtiment.

Cahier des charges et consultation

Rédaction des pièces administratives (AE, RC, CCAP, cadre de mémoire technique), techniques (CCTP) et financières (BPU, DPGF, DQE) permettant la consultation de prestataires de maintenance

LIVRABLE : DCE partiel (CCTP, annexes techniques et annexes financières) ou complet (+ CCAP, RC, AE, …)

Accompagnement du prestataire par les services techniques/moyens généraux (pièces techniques et financières) et le service marchés/achats (pièces administratives et juridiques) du MOU dans le cadre de la rédaction des pièces administratives

Réaliser régulièrement des points d’étapes sous forme de groupe de travail pour présenter et échanger de manière constructive sur les pré-livrables

Analyse des offres

Analyse des offres :

  • technique : mémoire technique, CV, références,
  • financière

Echanges et/ou négociations avec les candidats

Rédaction du rapport d’analyse des offres

Accompagnement à l’attribution du contrat/marché (présence en CAO)

LIVRABLE : Rapport d’analyse des offres

Accompagnement du prestataire par les services techniques/moyens généraux (validation rapport d’analyse) et le service des marchés/achats du MOU (analyse des candidatures, pièces relatives à l’attribution)

Réaliser régulièrement des points d’étapes sous forme de groupe de travail pour présenter et échanger de manière constructive sur les pré-livrables

Démarrage du marché /contrat

Réunion de démarrage et accompagnement à la passation entrant/sortant

Contrôle de la prise en charge des installations techniques par le prestataire entrant et rédaction du PV de prise en charge

LIVRABLE : Tableau de suivi de la prise en charge

Accès aux locaux techniques

Disponibilités des équipes techniques/moyens généraux du MOU

Prévoir un tuilage entrant/sortant avant le terme du précédent marché/contrat pour favoriser la passation et optimiser le démarrage du futur marché/contrat