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Guide pour une exploitation maîtrisée des bâtiments

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Définition et mise en place de GMAO


Rédacteur : Jean-Marie SONNET

La définition et la mise en place d’une GMAO peut être confiée à un AMO/Conseil, voire à un Maître d’oeuvre.
Elle s’applique généralement en phase Exploitation, sur un périmètre immobilier existant, afin d’améliorer le pilotage et la gestion d’une ou plusieurs installations. Plus rarement, ce type de mission peut démarrer dès la genèse d’un projet (sensibilisation en phase Programmation) puis être poursuivie lors des phases Conception et Réalisation.

L’outil de GMAO a pour vocation d’assister le Maître d’Ouvrage dans la gestion technique de son patrimoine immobilier.
Ses principaux objectifs sont :

  • d’assurer le suivi technique des installations (inventaires, mise en place du planning de maintenance, suivi des opérations correctives, suivi des opérations réglementaires, …),
  • d’assurer le suivi des fluides (eau, gaz, électricité) et les niveaux de consommations associées,
  • d’assurer un suivi en temps réel (reporting et indicateurs) de l’activité des sociétés d’exploitation intervenant sur le périmètre immobilier,
  • d’assurer le traitement, l’affectation, le suivi, les relances et les clôtures des Demandes d’Intervention (DI),

Son utilisation est différenciée entre les multiples acteurs de la gestion immobilière (équipes internes du maître d’ouvrage et/ou AMO/Conseil et/ou société d’exploitation-maintenance).
Dans ces différents cas, l’outil devra autoriser des accès aux données intéressant chacun des utilisateurs.

Les prestations décrites dans le tableau ci-après sont, de manière générale, réalisées sur un patrimoine immobilier existant (un seul bâtiment ou un ensemble de bâtiments), donc en phase Exploitation.
Néanmoins, la définition et la mise en place d’un outil de GMAO peut également intervenir dans le cadre de projets immobiliers neufs, auquel cas, l’AMO/Conseil pourra intervenir à compter de la phase Conception du bâtiment.

Phases

Prestations à fournir par le prestataire en charge de la mission

Hypothèses à fournir par la maîtrise d’ouvrage ou son représentant

Conseils AIOC

Exploitation / Expression des besoins et collecte des données

Définir avec le futur utilisateur les besoins et attendus liés à l’outil de GMAO :

  • Périmètre technique des installations prises en compte
  • Fonctionnalités attendues et utilisation de l’outil (gestion des stocks, préventif, correctif, conditionnel, commandes, factures, centre d’appel, …)
  • Données faisant l’objet d’un reporting (indicateurs, tableaux de bords, rapports de suivi, …)
  • Interfaces homme/machine et niveaux d’accessibilité de l’outil (mono-poste, multi-postes, solutions nomades, …)
  • Niveaux d’accès des utilisateurs
  • Liens de communication avec les autres systèmes (GTC/GTB, logiciels de gestion et de comptabilité, BIM, …)
  • Arborescence des équipements à intégrer dans l’outil
  • Inventaire des équipements

Livrable : Note de synthèse des données d’entrée et des objectifs à atteindre

Liasse documentaire (contrat/marché d’exploitation-maintenance existant, DOE, métrés et surfaces, inventaires des équipements, …)

Niveau de confidentialité des données d’exploitation du patrimoine immobilier concerné

Niveau de paramétrage laissé aux usagers du patrimoine immobilier

Niveau d’intervention laissé à l’utilisateur de l’outil de GMAO.

Disponibilités des équipes techniques/moyens généraux du MOU

Exploitation / Cahier des charges et consultation

Rédaction du cahier des charges et des éléments financiers permettant la consultation des éditeurs de solutions de GMAO

Livrable : Dossier de consultation

Accompagnement du prestataire par les services techniques/moyens
généraux (pièces techniques et financières) et le service marchés/achats (pièces administratives et juridiques) du MOU dans le cadre de la rédaction des pièces administratives

Demander à ce que les éditeurs préparent et présentent lors d’une audition la maquette de leur outil
Demander à ce que les éditeurs prévoient dans leur offre la formation des utilisateurs à l’outil :
- Paramètres accessibles (suivi, paramétrage, autorisations de marchés)
- Modalités d’alertes
- Périodicité d’enregistrement des tendances suivies
- Outils associés (tableur ou autre logiciel permettant des calculs)

Exploitation / Analyse des offres

Rédaction d’un rapport d’analyse des offres
Accompagnement à l’attribution du contrat/marché

Livrables : Rapport d’analyse d’offres, Dossier marché

Accompagnement du prestataire par les services techniques/moyens généraux (validation rapport d’analyse) et le service des marchés/achats du MOU (analyse des candidatures, pièces relatives à l’attribution)

Demander à ce que les éditeurs préparent et présentent lors d’une audition la maquette de leur outil
Demander à ce que les éditeurs prévoient dans leur offre la formation des utilisateurs à l’outil :
- Paramètres accessibles (suivi, paramétrage, autorisations de marchés)
- Modalités d’alertes
- Périodicité d’enregistrement des tendances suivies
- Outils associés (tableur ou autre logiciel permettant des calculs)

Exploitation / Démarrage et mise en place de l’outil de GMAO

Superviser et contrôler :

  • La mise en place des moyens informatiques (matériels, hébergement)
  • Implantation du logiciel sur les matériels dédiés
  • Paramétrage de la GMAO, importation manuelle des données collectées dans l’outil

Livrable : CR de mise en place de la GMAO

Disponibilités des équipes techniques/moyens généraux du MOU

Attention, dans le cas où le MOU dispose d’une base de données existante, il est alors judicieux de faire assurer par l’éditeur son transfert vers l’outil de GMAO


À propos

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